Procedimiento

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	PROCEDIMIENTO
	Visita de calidad a IPS (visita de calidad) respecto al cumplimiento de los estándares de habilitación de servicios declarados en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS)
	Versión 2
	Código GSP-007

Proceso Aseguramiento, Inspección y Vigilancia de la Calidad en la Prestación de los Servicios de Salud

Estado Vigente

1. OBJETIVO


			Realizar inspección y vigilancia al cumplimiento de las condiciones de capacidad tecnológica y científica por parte de la red de prestadores de servicios de salud adscritos en la jurisdicción.

2. ALCANCE


			Inicia con la notificación al prestador de servicios de salud acerca de la visita de asistencia técnica, continua con la revisión de los estándares de las condiciones de habilitación de la IPS y finaliza con la entrega del acta definitiva y notificación a Dirección Territorial de Salud de Caldas (DTSC) en caso de algún hallazgo que vaya en contravía de la seguridad del paciente

3. RESPONSABLE

Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia

4. CONDICIONES GENERALES


			1. Las visitas de calidad específicamente se adelantan a las Instituciones Prestadoras de Servicios (IPS) hospitalarias y ambulatorias, prestadores de servicio de traslado de pacientes, profesionales independientes y prestadores de servicios de salud con objeto social diferente; todas sin excepción deben pertenecer al Municipio de Manizales. 2. Previo a la visita, el equipo designado para la asistencia técnica, adelantara programación y distribución de los estándares de habilitación a revisar, teniendo en cuenta los servicios que la IPS tenga habilitados y declarados en el REPS. 3. El equipo que adelanta la visita estará conformada por profesionales del área de la salud con formación específica de auditoría. 4. Debe notificarse de la visita de asistencia técnica a la IPS al menos con un día de anticipación, siempre debe confirmarse recibido de la notificación vía correo electrónico o por llamada telefónica al número de contacto del representante legal. 5. Aquellas solicitudes justificadas de aplazamiento de la actividad, se harán de acuerdo al contexto expresado por el personal responsable del proceso en la IPS, siempre y cuando la programación lo permita. 6. Exigibilidad de requisitos. La Secretaría de Salud Municipal no podrán exigir en el proceso de asistencia técnica, requisitos distintos a los que se establecen la Resolución 3100 de 2019.

5. DEFINICIONES


			5.1. Autoevaluación de condiciones de habilitación: Mecanismo de verificación de las condiciones de habilitación establecidas en el presente manual, que efectúa periódicamente el prestador de servicios de salud y que propende por el autocontrol permanente, participativo y reflexivo sobre la prestación de los servicios de salud a ofertar.


			5.2. Atención farmacéutica: Es la asistencia a un paciente o grupos de pacientes por parte del Químico Farmacéutico, en el seguimiento del tratamiento farmacoterapéutico, dirigida a contribuir con el médico tratante y otros profesionales del área de la salud en la consecución de los resultados previstos para mejorar su calidad de vida (Art. 2.5.3.10.3. Decreto 780 de 2016).


			5.3. Criterio:: Precepto o indicador obligatorio que resume la calidad de una actividad que se pretende evaluar. Para efectos del presente manual, el criterio es la unidad básica del estándar sobre el cual se realiza la verificación orientada hacia el análisis de los riesgos y la seguridad en la atención de los pacientes.


			5.4. Cuenta con:: Es la existencia obligatoria y permanente del talento humano, dotación, medicamentos, dispositivos médicos e insumos dentro de un servicio de salud. Para el estándar de infraestructura, es la existencia obligatoria de un recurso físico, área o ambiente de uso exclusivo del servicio, que está localizado al interior de un servicio o de un ambiente. Los servicios de salud y de apoyo interdependientes caracterizados como “cuenta con”, deben estar obligatoriamente dentro de la misma edificación o sede donde se encuentre ubicado el servicio que los requiere. Los servicios de salud y de apoyo interdependientes pueden ser propios o contratados.


			5.5. Declaración de autoevaluación:: Es el registro que realiza el prestador de servicios de salud en el REPS después de haber realizado la autoevaluación.


			5.6. Disponibilidad:: Es la existencia obligatoria del talento humano, dotación, medicamentos, dispositivos médicos e insumos en el servicio en el momento en que se requieran y mientras se oferte y se preste; pueden estar ubicados fuera del servicio, asegurando que se encuentren en permanente disposición y fácil localización para brindar una atención oportuna sin poner en riesgo la integridad y la vida del paciente. En el estándar de infraestructura, un área o ambiente puede estar localizado fuera del servicio o ambiente, pero dentro de la misma edificación donde se encuentre el servicio. Cuando se haga referencia a “disponibilidad en el servicio” de la infraestructura, dotación, medicamentos, dispositivos médicos e insumos, se entienden que estos pueden ser compartidos dentro del servicio, asegurando que se encuentren en permanente disposición y fácil localización para brindar una atención oportuna sin poner en riesgo la integridad y la vida del paciente. Los servicios de salud y de apoyo interdependientes caracterizados como “disponibilidad”, pueden estar ubicados dentro o fuera de la edificación o sede donde se encuentra habilitado el servicio de salud que los requiere.


			5.7. Distintivo de habilitación:: Es el documento que evidencia que un servicio está habilitado y que sirve a los ciudadanos para ejercer control.


			5.8. Estándar:: Es el patrón que define los criterios mínimos de un servicio de salud.


			5.9. Inactivación del prestador:: Es el cierre del prestador de servicios de salud en el REPS como consecuencia de la no autoevaluación o por el vencimiento del término de la novedad de cierre temporal de la totalidad de sus servicios de salud.


			5.10. Inactivación de servicio:: Es el cierre del o los servicios de salud en el REPS como consecuencia de no realizar su autoevaluación y posterior declaración en el REPS o por el vencimiento del término de la novedad de cierre temporal.


			5.11. Inscripción:: Es el proceso que realizan las personas naturales o jurídicas ante la secretaría de salud departamental o distrital o la entidad que tenga a cargo dichas competencias, con el objeto de ser autorizados para funcionar como prestador de servicios de salud dentro de su jurisdicción.


			5.12. Novedades:: Son los cambios que un prestador de servicios de salud realiza en su información, en sus servicios habilitados, en sus sedes o en su capacidad instalada y que debe gestionar obligatoriamente ante la secretaría de salud departamental o distrital, o la entidad que tenga a cargo dichas competencias, con el objeto de registrar y actualizar dicho cambio en el REPS.


			5.13. Procedimiento:: Conjunto de acciones que se realizan de la misma forma, con una serie común de pasos definidos y una secuencia lógica realizada en cualquiera de las fases de atención (promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento, rehabilitación y paliación).


			5.14. Procedimiento:: Conjunto de acciones que se realizan de la misma forma, con una serie común de pasos definidos y una secuencia lógica realizada en cualquiera de las fases de atención (promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento, rehabilitación y paliación).


			5.15. Sede del prestador:: Es el establecimiento abierto por el prestador de servicios de salud, en la que se desarrollan las actividades administrativas o asistenciales.

6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

Decreto número 780 de 2016 (6 de mayo)
Resolución 4445 de 1996 (2 diciembre)
Resolución 1995 de 1999 (8 julio)
Resolución 0459 de 2002 (6 marzo)
Resolución 01164 de 2002 (6 septiembre)
Resolución 2183 de 2004 (9 julio)
Resolución 5596 de 2015 (21 diciembre)
Resolución 0256 de 2016 (5 febrero)
Resolución 0839 de 2017 (23 marzo)
Resolución 5095 de 2018 (19 noviembre)
Resolución 3100 de 2019 (25 noviembre)
Circular 012 de 2016 Superintendencia Nacional de Salud
Pautas de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención en Salud 2007 del Ministerio de Salud y Protección Social.

7. DESARROLLO

QUÉ SE HACE	QUIÉN LO HACE	REGISTRO	CÓMO LO HACE
Descargar listado de prestadores de servicios de salud de la plataforma REPS	- Profesionales Unidad de Calidad - Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia	https:/prestadores.minsalud.gov.co/habilitacion/	1- Ingresa a la plataforma REPS del Ministerio de Salud con usuario y contraseña de invitado. 2- Ingresa a ventana de consulta de REPS vigente, luego a registro actual. 3- Marca Municipio Manizales/Departamento Caldas; habilita la clase de prestador y descargue base de datos en Excel.
Revisa base de datos Excel de prestadores y prioriza las IPS a visitar	- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia - Profesionales Unidad de Calidad	Base de datos Excel	1-Identifica la clase de prestador: Instituciones Prestadoras de Servicios, transporte especial de pacientes, profesional independiente y prestadores con objeto social diferente la prestación de servicios de salud. 2- Posterior a ello prioriza las instituciones a visitar teniendo en cuenta los antecedentes de actividades del mismo tipo llevadas a cabo por el área.
Elabora oficio de notificación de visita de asistencia técnica a prestador	- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia - Profesionales Unidad de Calidad	Oficio de notificación firmado por secretario de despacho	1- De la base de datos excel se toma los datos del representante legal, nombre y dirección del prestador, correo de contacto. 2- Redacta oficio, solicita consecutivo de SSP a auxiliar administrativo de Secretario de Despacho, imprime documento y deja para firma respectiva.
Notificación de visita de asistencia técnica a prestadores	- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia - Profesionales Unidad de Calidad	Correo de envío de notificación Correo de recibido de notificación	1- Escanea oficio de notificación de visita de asistencia técnica a prestador. 2- Se envía a correo oficial desde la coordinación del área de calidad al correo a la IPS o prestador de transporte especial de pacientes o profesional independiente u prestadores con objeto social diferente la prestación de servicios de salud.
Conformación de la comisión de asistencia técnica	- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia - Profesionales Unidad de Calidad	Cuadro de programación y asignación	Los profesionales designados para la asistencia técnica deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 1- Oferta de servicios, cantidad y complejidad del prestador. 2- Tamaño del prestador y sus sedes. 3- Tiempo requerido para realizar cada visita. 4- Formas de desplazamiento del personal que hace la asistencia técnica. 5- Designación de un líder quien coordine el grupo para el desarrollo de la visita. 6- Mínimo dos funcionarios realizarán la visita. 7- El equipo de asistencia técnica debe llevar a la visita los documentos de trabajo, documentos de identificación que acrediten al personal, mínimo un profesional de salud debe ser funcionario de planta de la Secretaría de Salud Municipal
Reunión de apertura de la visita	- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia - Profesionales Unidad de Calidad	gsp-agc-fr-0270 ACTA PARCIAL	1- En la sede del prestador de servicios de salud se presenta formalmente el personal de la Secretaría de Salud ante el representante legal o la persona delegada para atender la visita, identificando sus integrantes y explicando el objetivo de la visita. 2- Se solicita la presentación del grupo de trabajo del prestador, que acompañará al personal durante el desarrollo de la visita, cuando aplique. 3- Se explican los objetivos, metodología y distribución de servicios y estándares a verificar y se cotejan los servicios de salud registrados por el prestador de servicios de salud en el REPS, con los ofertados y prestados en el momento de la visita. 4- Una vez se suscriba el acta de apertura por parte del representante legal del prestador o quien este delegue y la comisión de asistencia técnica, se concerta el recorrido y se informa a quién o quiénes atienden la visita, la distribución de roles, asistencia técnica de los estándares, a fin de hacer más eficiente la visita. 5- En caso de no recibirse la visita por parte del prestador se dejará constancia de ello mediante acta, que posteriormente se trasladará al Entidad Territorial Departamental.
Desplazamiento por las áreas del prestador y desarrollo de la visita -Ejecución de la visita	- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia - Profesionales Unidad de Calidad	GSPAGCFR026_2	1- La comisión de asistencia técnica debe respetar las condiciones establecidas por el prestador durante su desplazamiento y acceso a las áreas y ambientes de la sede del prestador de servicios de salud, sin perjuicio de la inspección en las áreas y ambientes que lo requieran. 2- Los profesionales, en su actividad de asistencia técnica deben estar siempre acompañados por un funcionario del prestador de servicios de salud, quien avala el recorrido por todas las áreas y ambientes de la sede. 3- La comisión de asistencia técnica debe portar visiblemente el documento de identificación ya sea institucional o el asignado por el prestador. 4- El prestador de servicios de salud brinda la información requerida por los profesionales de la SSP para el desarrollo de la visita, en medio físico o electrónico. 5- Los profesionales de la Secretaria Salud Pública llevan a cabo la asistencia técnica respecto al cumplimiento de las condiciones de habilitación definidas en el manual de la Resolución 3100 de 2019
Reunión de cierre de la visita	- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia - Profesionales Unidad de Calidad	Acta de cierre de la visita	1- Finalizada la visita, la comisión que adelanta la asistencia técnica, se reúne nuevamente con el representante legal y el grupo designado por el prestador de servicios de salud de salud, con el fin de realizar formalmente la reunión de cierre de la visita y suscribir el acta correspondiente. 2- En la reunión de cierre se explica al prestador las acciones posteriores a la visita, con el fin de indicarle los tiempos y la forma en la cual él recibirá el resultado de la visita de asistencia técnica y las observaciones en caso de cumplimiento o incumplimiento de lo establecido en la norma de habilitación. 3- El prestador puede, en el acta de cierre de visita, dejar consignado lo que considere pertinente y tiene derecho a obtener una copia del acta suscrita. 4- Cuando el prestador de servicios de salud se niegue a firmar el acta, se deja constancia de ello registrando la nota correspondiente y se firma por los integrantes del equipo de calidad.
Reporte del resultado de la visita	- Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia - Profesionales Unidad de Calidad	Se debe indicar la evidencia como prueba de que la actividad se realizó	1- Una vez realizada la visita, el equipo de profesionales, deben elaborar y presentar el informe de la visita, anexando los soportes del caso. En este informe, se deben indicar los hallazgos o incumplimientos registrados los cuales deben corresponder con los criterios de los estándares de habilitación definidos en la resolución 3100 de 2019. 2- En reunión de comité de calidad, todos los integrantes del equipo revisan el contenido específico del informe de la visita de asistencia técnica en cuanto a observaciones y recomendaciones plasmadas en documento. 3- Una vez aprobada el acta de asistencia técnica, se procede a consignar las firmas de los integrantes y se envía acta escaneada al correo del representante legal del prestador de servicios de salud.

8. CONTENIDO

LISTA DE VERSIONES

VERSIÓN	FECHA	RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ


Nombre:	DIEGO ALEJANDRO ACEVEDO SEPULVEDA
Cargo:	Profesional Universitario
Fecha:	28/Sep/2023


Nombre:	EDWIN ALBEYRO CORAL ESTRELLA
Cargo:	Profesional Universitario
Fecha:	02/Oct/2023


Nombre:	Ricardo Castaño Osorio
Cargo:	Profesional Especializado
Fecha:	13/Oct/2023